Flexwerken: de voor- en nadelen

 In Uncategorized

Flexwerken is de afgelopen 10 jaar het toverwoord voor veel kantoorinrichters geweest. In plaats van een eigen plek voor ieder individueel, zijn er tegenwoordig bij veel bedrijven meer opties om werkplekken te delen op kantoor of om buiten het kantoor te werken. Dit ligt dan ook volledig in lijn met Het Nieuwe Werken. Voor de werkgever scheelt het kantoorruimte, meerdere mensen kunnen namelijk van dezelfde plekken gebruikmaken. Zeker als het om een bedrijf met veel parttimers gaat, kan dit een groot pluspunt zijn.

Aan iedere ontwikkeling zitten echter zowel voordelen als nadelen. Sommigen ervaren het flexwerken als een zegen, terwijl andere het eerder als een vloek zien. Brandenburg zette de grootste voor- en nadelen van flexwerken voor je op een rij.

 

  • Voordeel: Meer contact met andere teams

In traditionele kantoren zitten mensen van dezelfde teams en disciplines bij elkaar. Hierdoor riskeer je echter dat je mensen van andere afdelingen zelden spreekt of zelfs tegenkomt. Door te flexen is er aanzienlijk meer kruisbestuiving: je zit bij elkaar in de buurt, knoopt eerder een gesprekje aan en bent sneller van elkaars werk op de hoogte. En wie weet wat voor handigs daar uit kan voorkomen, als blijkt dat jullie iets voor elkaar kunnen betekenen?

  • Voordeel: opgeruimde werkplek

Omdat een bureau voor iedereen toegankelijk moet zijn, dient deze netjes, opgeruimd en schoon te zijn. Het voordeel is een vanzelfsprekende clean desk policy: geen losliggende papieren, geen frutsels en andere rommeltjes. Want je kunt niet te midden van elkaars spullen werken. Randvoorwaarde is wel dat medewerkers hun spullen ergens op moeten kunnen bergen, zeker als het gaat om vertrouwelijke papieren.

  • Voordeel: verschillende zones

Steeds meer bedrijven die kiezen voor het flexen, stellen zogenoemde activity based workplaces in. Heb je behoefte aan interactie of samenwerking, dan ga je in de kantoortuin zitten. Heb je een taak met een strakke deadline of iets waar je je goed bij wilt concentreren, dan ga je in een stilteruimte zitten. En wil je overleggen met je team, dan is de sociale ruimte de uitgelezen plek om dit te doen. Zo kun je voor iedere fase van je werkproces een geschikte plek vinden, zonder dat je vastzit aan één mogelijkheid. Hierdoor krijgen sommige kantoren meer de uitstraling van een knusse woonkamer in een huis, wat voor de productiviteit erg gunstig kan zijn.

  • Nadeel: Even langslopen is er niet meer bij

Collega’s die flexen zijn minder zichtbaar en vindbaar. Ook als ze op kantoor zijn maar altijd een andere werkplek hebben, is het vaak even zoeken naar de collega in kwestie. De bereikbaarheid van mensen die vaker buiten het kantoor werken is hierdoor lastig, zorg dus dat er goede afspraken worden gemaakt over telefoneren en vragen via e-mails beantwoorden zodat er geen miscommunicatie ontstaat. Onderling contact is namelijk cruciaal voor de ontwikkeling en voortgang, op wat voor manier je bedrijf ook werkt.

  • Nadeel: Hygiëne

Doordat meerdere mensen vaak dezelfde toetsenborden en muizen gebruiken, merk je dat op kantoren die flexplekken hanteren het gemiddelde verkoudheidsvirus sneller rondgaat dan normaal. Zorg daarom voor voldoende middelen om deze apparatuur en het meubilair te reinigen als de volgende collega hier plaatsneemt.

  • Nadeel: meer medewerkers dan plekken

Sommige bedrijven kiezen er bewust voor om minder bureaus te plaatsen dan dat ze medewerkers hebben. Dit om het thuiswerken of flexwerken op andere locaties te stimuleren. Het kan dus voorkomen dat je op kantoor komt en er geen plekje meer voor je is. Als werkgever dien je hier dus goed over na te denken: wat is het alternatief als de bureaus vol zijn? Zijn er reserveplekken, desnoods aan een lange leestafel of in zitzakken? Of kun je een interactief systeem implementeren die vooraf aangeeft hoeveel plekken er nog beschikbaar zijn, net zoals je bij parkeergarages ziet?

  • Nadeel: gebrek aan privacy

Doordat medewerkers veelal met elkaar in een kantoortuin zitten, kan het soms lastig zijn om een telefoongesprek te voeren of één op één met een collega te spreken. Zeker als het om een vertrouwelijk onderwerp gaat. Randvoorwaarde is daarom dat er een geschikte plek is om te bellen, als er wordt overgegaan op flexwerken binnen het kantoor.