Nu het flexwerken goed ingeburgerd is, laaien de discussies over de voordelen van het werken in een (grote) kantoortuin weer vaker op. Het werken in een kantoortuin zou een positief effect moeten hebben op de interne communicatie en dus de samenwerking onderling. Een logisch gevolg daarvan zou dan weer zijn dat er efficiënter gewerkt kan worden. Klinkt logisch, maar is dat ook zo?

Betere interne communicatie vs. Geconcentreerde werknemers

Het wegnemen van fysieke barrières zorgt er ook voor dat medewerkers minder privacy hebben en meer last hebben van omgevingsgeluiden. Dit zorg voor meer concentratieproblemen. De vraag is dan ook wat het meeste oplevert voor het bedrijf:

• Betere intern communicerende en samenwerkende medewerkers die minder geconcentreerd zijn;
• Geconcentreerde werknemers die (wellicht) minder eenvoudig communiceren en samenwerken met andere collega’s?

Volgens mij is hier geen eenduidig antwoord op te geven doordat dit compleet afhankelijk is van de werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden op deze werkvloer.

Wat is een kantoortuin?

Sinds de jaren 60 bestaat de Duitse term: Bürolandschaft. Vrij vertaald betekend dit voor Nederlanders (sinds de jaren 70), de kantoortuin. Deze ‘tuin’ bestaat meestal uit 12 of meer personen die in één ruimte werken. De werkplekken worden niet (of nauwelijks) afgeschermd met bijvoorbeeld: scheidingswanden.

Nu het flexibele werken steeds normaler begint te worden, is de behoefte aan zogenoemde flexplekken ook groter geworden. Een kantoortuin inrichting maakt het flexxen eenvoudiger doordat er vaak minder plek is voor persoonlijke of werk gerelateerde spullen en werknemers elkaar makkelijker kunnen opzoeken, indien er werkplekken vrijkomen;

Het effect van een kantoortuin verschilt per bedrijf en medewerker

George Mylonas en Jane Carstairs hebben de vele onderzoeken geweid aan dit onderwerp samengevoegd. Al snel viel het op dat de eerder genoemde claim, dat een kantoortuin zorgt voor betere interne communicatie, niet onderbouwd wordt. Sterker nog het blijkt juist een negatief effect te hebben. Het verwijderen van fysieke barrières vermindert de privacy van medewerkers, de mogelijkheden voor het aangaan van goede relaties met collega’s en het gevoel van controle te hebben over de werkplek en werkzaamheden.

De verschillende onderzoeken wijzen ook uit dat de impact afhankelijk is van het soort werkzaamheden dat uitgevoerd wordt en de eigenschappen van de medewerkers. Zo blijkt dat medewerkers die veelvuldig complexe taken uitvoeren meer last hebben van een dergelijke open omgeving dan medewerkers die (relatief) eenvoudige taken uitvoeren. Bij werkzaamheden waar interne communicatie een belangrijke rol heeft is het effect van een kantoortuin wel positief.

Het is dan ook niet gek dat bedrijven nieuwe varianten van de kantoortuin hebben uitgevonden. Denk daarbij aan kleine scheidingswanden tussen de bureaus, een andere indeling waarbij verschillende disciplines bij elkaar worden gezet, kleinere kantoortuinen etc.

Is uw bedrijf of afdeling toe aan een kantoortuin?

Werkt een kantoortuin voor u? U kunt nog zoveel artikelen lezen, maar geen bedrijf, afdeling of medewerker is het zelfde. Waarom zou u niet eerst testen of een dergelijke indeling voor uw bedrijf werkt. Het tijdelijke huren van een dergelijke kantoorinrichting of projectinrichting is dan een uitstekende manier om daar achter te komen.

Belangrijk om te weten is dat veel van de bronnen die George Mylonas en Jane Carstairs hebben gebruikt voor het onderzoek stammen uit de jaren ’70 en ’80. Wellicht is het tijd voor een nieuw onderzoek onder verschillende (soorten) bedrijven én medewerkers.